Какие журналы учёта обязаны вести организации: охрана труда, пожарная безопасность, инструктажи

Когда в организацию приходит инспектор ГИТ или МЧС, а тем более когда расследуется несчастный случай, первым делом просят не объяснения, а документы. Журнал учёта — главное доказательство того, что инструктаж проведён, огнетушитель проверен, а сотрудник допущен к работе законно. Нет записи — для проверяющего не было и самого действия.

Цена ошибки ощутимая. За нарушение требований охраны труда организацию штрафуют на 50–80 тыс. ₽ (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ), за допуск работника без обучения и инструктажа — на 110–130 тыс. ₽ (ч. 3 ст. 5.27.1). За нарушение требований пожарной безопасности юрлицу грозит 300–400 тыс. ₽: суммы по ч. 1 ст. 20.4 КоАП удвоили в апреле 2025 года.

Разберём, какие журналы учёта обязательны для организации в 2026 году, какие нужны только отдельным компаниям и как их оформить, чтобы у проверяющих не было вопросов.

Обязательный журнал или обязательная фиксация: в чём разница

После реформы охраны труда многие услышали, что «журналы отменили». Это не так. С 1 сентября 2022 года действуют Правила обучения по охране труда (постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Они действительно не навязывают единую форму журнала инструктажей: порядок и форму регистрации определяет работодатель.

Но сама регистрация обязательна. Инструктаж должен быть зафиксирован с датой, видом инструктажа и подписями инструктируемого и инструктирующего. Сделать это можно в журнале, в листе ознакомления или в электронной системе. На практике журнал остаётся самым простым и надёжным способом: все записи в одном месте, страницы пронумерованы, подменить их незаметно нельзя.

Журналы по охране труда

Состав журналов зависит от того, чем занимается организация. Ниже — базовый набор, который нужен почти любому работодателю, и журналы для отдельных видов работ.

Отдельно стоит сказать о журнале несчастных случаев. Его заводят заранее, даже если несчастных случаев не было ни разу: в момент происшествия думать о бланках будет некогда, а проверяющий может спросить о журнале при любой плановой проверке.

С обучением по охране труда ситуация другая. Результаты проверки знаний оформляют протоколом, а сведения об обученных работниках вносят в реестр Минтруда. Отдельный журнал учёта обучения можно вести для собственного удобства, но он не заменяет протокол и реестр. Удостоверения о проверке знаний теперь выдаются по решению работодателя: многие компании сохраняют их, потому что работнику удобно предъявить «корочку» на объекте или у заказчика.

Журналы по пожарной безопасности

В области пожарной безопасности обязательных журналов два.

Журнал учёта инструктажей по пожарной безопасности. Обязанность фиксировать противопожарные инструктажи установлена п. 22 Порядка, утверждённого приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806. В журнал записывают вводные, первичные, повторные, внеплановые и целевые инструктажи, а также прохождение практической части. Каждую запись подписывают инструктируемый и инструктирующий. Форма журнала приведена в приложении к Порядку и носит рекомендательный характер, но в большинстве организаций используют именно её.

Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Его ведение предусматривают Правила противопожарного режима (ПП РФ от 16.09.2020 № 1479). В журнал заносят проверки и обслуживание пожарной сигнализации, систем оповещения, внутреннего противопожарного водопровода, эвакуационного освещения, огнезащитной обработки, а также учёт огнетушителей: осмотры и сроки перезарядки.

Кадровые и отраслевые журналы, о которых часто забывают

• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — обязательна, если в организации хранятся бумажные трудовые книжки (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
• Санитарные журналы в общепите — гигиенический журнал для сотрудников, журнал бракеража готовой продукции и другие (СанПиН 2.3/2.4.3590-20).
• Журналы медицинских организаций — учёт процедур, стерилизации, медицинских отходов: состав зависит от профиля и лицензии.
• Журналы для работ повышенной опасности — учёт нарядов-допусков на работы на высоте, огневые и другие работы.

Бумажный или электронный журнал

Законодательство допускает электронное ведение большинства журналов. Но электронный журнал — это не таблица в Excel. Нужен локальный акт об электронном документообороте и электронные подписи сотрудников. Для журнала эксплуатации систем противопожарной защиты записи заверяют квалифицированной электронной подписью.

Для небольших и средних организаций бумажный журнал проще и надёжнее: не нужно выпускать электронные подписи каждому сотруднику, записи с живыми подписями не вызывают вопросов при проверке, а журнал не пропадёт при смене программы или сбое сервера. Электронный формат оправдан, когда сотрудников сотни, а инструктажи идут потоком.

Как оформить журнал, чтобы к нему не придрались

Единых требований к оформлению журналов законы не содержат: правило «прошить и опечатать» — сложившаяся практика, а не прямая норма. Но именно такой журнал защищает работодателя в споре: в нём невозможно незаметно заменить страницу.

• Титульный лист: наименование организации, подразделение, название журнала, даты начала и окончания ведения.
• Нумерация: все страницы пронумерованы заранее, без пропусков.
• Прошивка: журнал прошит нитью, концы нити выведены на последний лист и закреплены наклейкой с надписью «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов», подписью ответственного и печатью, если она есть.
• Исправления: ошибку зачёркивают одной чертой, рядом пишут верный вариант и ставят подпись. Корректор и вырванные листы недопустимы.
• Хранение: заполненный журнал не выбрасывают. Сроки хранения устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), для журналов по охране труда это, как правило, 45 лет.

Распечатанные на офисном принтере и скреплённые степлером листы быстро разваливаются, а проверяющий относится к ним с подозрением. Типографский журнал выглядит иначе: плотная обложка, блок на офсетной бумаге, страницы пронумерованы при печати, блок прошит нитью и готов к опечатыванию.

В «Амиго Принт» можно заказать печать журналов учёта по вашей форме или по типовым образцам: с нужными графами, нумерацией, сверлением и прошивкой нитью. Если журнал нужен в твёрдой обложке или нужно сброшюровать уже заполненные документы для архива, пригодятся переплётные работы.

Чек-лист: что проверить до визита инспектора

• Есть журналы (или иная утверждённая форма) регистрации инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.
• Форма регистрации инструктажей утверждена локальным актом.
• Заведён журнал регистрации несчастных случаев, даже если он пустой.
• Ведётся учёт микроповреждений.
• Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты хранится в организации и заполнен актуально.
• Во всех журналах стоят подписи работников, нет пропусков и исправлений корректором.
• Журналы пронумерованы, прошиты и заверены.
• Заполненные журналы переданы в архив, а не выброшены.

Итог

Требования к форме журналов в последние годы стали гибче, но обязанность фиксировать инструктажи, проверки и происшествия никуда не делась. Аккуратно оформленный журнал — недорогая защита от штрафов в сотни тысяч рублей и главный аргумент работодателя при расследовании несчастного случая. Закажите журналы заранее: новые обычно заводят с начала года, и к декабрю спрос в типографиях растёт.